Ihr Unternehmen wächst und mit ihm die Projekte. Was tun, wenn mehrere Teams Projekte durchführen, aber jedes Team nach seinen eigenen Vorgaben arbeitet? Was tun, wenn Projektleiter zusätzlich noch Entwicklungsaufgaben innerhalb des Projektes übernehmen müssen, dadurch aber das Projektmanagement vernachlässigt wird? Was tun, wenn übergreifende Informationen zu den laufenden Projekten benötigt werden, die Projektstati aber weder aktuell sind, noch konsolidiert werden können?

Was ist das Ziel modernen Projektmanagements?

Moderne betriebliche Organisationen zeichnen sich durch flache Hierarchien aus, die die Verantwortungsbereiche der einzelnen Mitarbeiter wachsen lassen. Gleichzeitig sollte Transparenz bis hin zur Managementebene gewährleistet werden und die Leistungen der einzelnen Abteilungen messbar und kontrollierbar sein. Außerdem sollten Frühwarnsysteme über Fehlerquellen und Fehlentwicklungen informieren. Diesem Profil muss eine zeitgemäße Projektmanagement-Organisation gerecht werden, um in der Praxis zu bestehen.

Was ist das modulo3 Projektbüro?

Das modulo3 Projektbüro übernimmt alle entwicklungsflankierenden und -betreuenden Aufgaben. Der Vorteil eines projektübergreifend und zentralisiert arbeitenden modulo3 Projektbüros liegt dabei in der optimalen Auslastung des PM-Personals bei gleichzeitiger Entlastung der Spezialisten von projektadministrativen Tätigkeiten. Darüber hinaus ermöglicht die Arbeit des modulo3 Projektbüros aber auch die einheitliche und gleichwertige Durchdringung der Prozesse mit Projektmanagement Know-how, es wird gewährleistet, dass in allen Projekten dieselben Methoden und -Werkzeuge angewendet werden. Auf dieser Basis ist das modulo3 Projektbüro im Rahmen seiner projektübergreifenden Tätigkeit in der Lage, die verschiedenen Projektinformationen auf einer höheren Komprimierungsebene zusammenführen und - entsprechend aufbereitet - jederzeit zur Verfügung zu stellen.

Abb: Organisatorische Einbindung des modulo3 Projektbüros

Zielsetzung des modulo3 Projektbüros ist hierbei die effektive, sach-, termin- und kostengerechte Abwicklung aller Projekte in Ihrem Unternehmen bzw. Unternehmensbereich unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten durch gemeinsame Ressourcennutzung, aufgabenbezogene Abhängigkeiten und Projektpriorisierung.
Das modulo3 Projektbüro unterstützt die Umsetzung einer einheitlichen, projektübergreifenden, methodisch strukturierten und damit reproduzierbaren Vorgehensweise und trägt somit unmittelbar zur Qualitäts- und Erfahrungssicherung im Unternehmen bei.
Des weiteren ist der Aufbau eines modulo3 Projektbüros für Unternehmen, in denen sich die systematische Etablierung von Strukturen und Methoden noch in der Realisierungsphase befindet, optimal dazu geeignet, Prozesse in Bereichen einzuführen, in denen bislang noch keine solchen vorhanden sind.

Wie werden Sie durch ein modulo3 Projektbüro unterstützt?

Ein modulo3 Projektbüro unterstützt Ihre Projektleitung bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben, deckt alle entwicklungsflankierenden und -betreuenden Aufgaben ab und bewahrt damit Ihren Gesamtblick auf das Projekt.

Planungsaufgaben (z.B. Unterstützung und Mitarbeit beim Strukturieren des Projektes, Unterstützung bei Wirtschaftlichkeitsanalyse, Erstellung/Aktualisierung von Aufwands- und Terminplänen, Simulation von Netzplanvarianten, Aufzeigen kritischer Projektteile, etc.)
Erfassungsaufgaben (z.B. Projektstammdaten erfassen, Stundenkontierungsbelege erzeugen, verteilen und einsammeln, Terminrückmeldedaten erfassen, etc.)
Informationsaufgaben (z.B. Projektdaten-Auswertungen generieren, Projektpläne und Projektberichte erstellen, Pläne drucken und verteilen, Entscheidungsunterlagen für die Projektleitung vorbereiten, Projektberichte für die Bereichsleitung erstellen, Projektdatenbasis aufbauen und aktualisieren, Informationen für die Erfahrungsdatenbank aufbereiten, etc.)
Unsere Arbeitsweise zeichnet sich durch ständige Vor-Ort-Verfügbarkeit als Ansprechpartner für die operativen Projektleiter aus. Dabei bietet das modulo3 Projektbüro administrative Unterstützung und Coaching der Projektleiter. Die Verwendung und Weiterentwicklung bereits existierender Dokumentvorlagen, der Aufbau eines einheitlichen Berichtswesens sowie die Benutzung von Standardtools und die Einbindung der unternehmensspezifischen IT-Infrastruktur gewährleisten eine effektive und kostenoptimierte Unterstützung Ihrer Projektleitung.

Wie wirtschaftlich ist ein modulo3 Projektbüro?

Aufgrund der unterschiedlichen Tätigkeitsfelder eines Projektbüros muss es hinsichtlich der Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter adäquat ausgestattet sein. So sollte ein Projektbüro für ein großes Entwicklungsprojekt mindestens über jeweils einen Projektorganisator, Netzplantechniker (Termin-Controlling) und Sachbearbeiter für Stundencontrolling verfügen.

Die absolute Anzahl der Mitarbeiter eines modulo3 Projektbüros hängt sowohl von der PM-Durchdringung im betreffenden Entwicklungsbereich, als auch von der Größe des Projekts bzw. der parallel zu betreuenden Projekte ab. Auch können die genannten Aktivitäten in einem kleinen modulo3 Projektbüro auf weniger Mitarbeiter konzentriert werden, wenn die einzelnen Tätigkeiten nicht jeweils einen Full-Time-Job darstellen.

Eine Kostenreduzierung der anteiligen Projektmanagementkosten pro Projekt ist auch hier von der Größenordnung und Komplexität des Projektes abhängig und wird in der folgenden Grafik dargestellt.

Abb: Verhältnis der durchschnittlichen Projektmanagementkosten zum Projektvolumen